情況說明的格式一般包括：標(biāo)題、稱呼、打招呼、正文內(nèi)容、后果、特此說明、落款等要素。正文部分直奔主題，把事情的起因、經(jīng)過、結(jié)果、地點(diǎn)、人物、時(shí)間全部表達(dá)清楚。

具體如下：

1、關(guān)于XXX的情況反映（居中）。

2、尊敬的XXX領(lǐng)導(dǎo)：（頂頭）。

3、XXXX，現(xiàn)反映情況如下：（空2格）。

4、（正文）（空2格）。

5、特此報(bào)告，請(qǐng)審閱（或本人擔(dān)保以上情況屬實(shí)或此致敬禮）（頂頭）。

6、反映人：XXX（居右）。

7、XX年XX月XX日（居右）。

舉例：

尊敬的**人民***領(lǐng)導(dǎo)：你們好！我們是**花園小區(qū)第1至4棟住宅樓的全體居民。

我們反映的情況是：我們分別于**年左右購買**市XX開發(fā)公司開發(fā)的花園小區(qū)的商品房。

后來發(fā)現(xiàn)，土地使用權(quán)出讓最高年限按下列用途確定：

XXXXXXX

聯(lián)名戶主簽名附后：

最后下上年月日即可。