檔案是記錄人類活動的一種載體。它可以保存歷史事件、人物、文化、社會制度、科學技術等各個方面的資料，是人們了解歷史和研究社會發(fā)展的重要依據(jù)。

檔案可以為人們提供歷史證明、司法證據(jù)、學術研究材料等多種用途，對于維護社會秩序、保障公民權益、促進國家文化建設等方面都具有重要作用。

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。

高校學生檔案則是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，是大學生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。

目前出境、計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學等都需要個人檔案，特別是在國有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當重要。

檔案具有歷史再現(xiàn)性，形式多樣的檔案才具有查考價值。檔案是人類記憶和把握事物發(fā)展規(guī)律的關鍵所在，檔案的存在是人類發(fā)展史上的一項無形的寶貴財富，因此檔案管理工作是維持歷史面貌的重要事業(yè)，使瞬間變?yōu)橛篮?，為我們研究歷史現(xiàn)象，準確掌握歷史發(fā)展規(guī)律，服務服務社會發(fā)展提供了堅實的基礎。做好檔案工作是一個社會的、國家健康發(fā)展的需求，檔案管理是每一個單位管理工作重要的一部分是提高單位工作質(zhì)量和效率的重要條件，是對歷史的真實記錄，為促進科學發(fā)展提供了第一手資料，是進行科學管理，制定發(fā)展的好教材，為科學發(fā)展奠定了堅實基礎。